Une plainte est définie comme une plainte formelle par écrit Dépendent des politiques et des procédures de l'organisation en question Obtenir les formulaires nécessaires à partir de la direction des ressources humaines, ou son représentant désignéLes informations suivantes sont généralement exigés: une autre personne, ou votre délégué peut vous représenter au cours de la procédure. Le nom de la personne, le titre, la relation qu'elle a avec vous et votre signature sera exigée. Certains organes nécessitent une fiche d'information avant que l'affaire pourrait être envisagée. La fiche de renseignements doit contenir: qu'est-ce que la violation alléguée - traitement injuste, les questions impliquant le gouvernement, une violation des règles et règlements, ou du passé, d'une violation d'un contrat, les questions de gestion ou des politiques actuelles. Parfois, il sera nécessaire de faire appel à des tiers dans la procédure de la plainte. Le médiateur est une personne neutre ou indépendant, ce qui est demandé de trouver un compromis. La décision finale de l'ombudsman est juridiquement contraignant.
